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Für die Praxis › Kita digital
Veröffentlicht am 29.06.2016  Geschrieben von Kerstin Hochmuth

Kita mit System

In einer großen ­Kindertagesstätte fällt es manchmal schwer, den ­Überblick über Abwesenheiten, Essenspläne und Abholregelungen zu behalten. Eine Verwaltungssoftware schafft im Frankfurter Kinderhaus Nicolino Abhilfe.
Der Türöffner surrt und Johannes drückt die Tür auf. Er läuft zum Empfangstresen, hinter dem Marina Hoyer* steht und etwas in den Laptop vor sich eintippt. „Guten Morgen!“, begrüßt der Vierjährige die Erzieherin, die heute für den Morgendienst im Kinderhaus Nicolino in Frankfurt am Main zuständig ist. Johannes‘ Mutter folgt ihrem Sohn zum Tresen. „Guten Morgen!“, erwidert Marina Hoyer die Begrüßung und fragt: „Bei euch alles gut?“ Johannes‘ Mutter erzählt, dass er in der Nacht unruhig war und Johannes am Morgen schwer aus dem Bett kam. Hoyer notiert „schlecht geschlafen, am Morgen müde“ in das Verwaltungssystem.
 
Die Kindertagesstätte „Nicolino – Haus der Kinder“ beherbergt auf 1100 Quadratmetern 134 Kinder. 30 Mitarbeiter betreuen die Kinder im Alter von ein bis zwölf Jahren, nach der Krippe in einem offenen Konzept. „Wir sind ein großes Haus, da kann nicht jeder wissen, welches Kind wo ist, wie die Nacht war und von wem es an dem Tag abgeholt wird“, sagt Ruth Woody, Leitung der Kita Nicolino. Woody und ihr Team arbeiten daher seit zweieinhalb Jahren mit der Online-Verwaltungssoftware „hokita“, die solche Informationen bündelt und für jeden Mitarbeiter zugänglich macht. Das beginnt bereits am Eingang. Jedes Kind, das kommt und geht, wird im System erfasst. Den Posten am Empfang teilen sich die Fachkräfte der Einrichtung untereinander auf. Einmal am Tag wird gewechselt. „Größere Kinder tragen sich meist selbst ein“, erzählt die Leiterin, „das können sie ab etwa fünf Jahren.“ Hat ein Kind Geburtstag, erscheint eine große Torte mit Kerzen auf dem Bildschirm. Ruft eine Erzieherin im Gruppenraum die Informationen zu einem Kind auf, sieht auch sie die Torte.
 
In jeder Kinderdatei finden sich allgemeine Informationen zu Besonderheiten bei der Ernährung wie Unverträglichkeiten, religiöse Gepflogenheiten oder Allergien. Tagesaktuelle Notizen wie Beobachtungen beim Freispiel, wenn es Streit zwischen Kindern oder einen Unfall gab, werden in der digitalen Infotafel notiert. „So haben viele Mitarbeiter einen Blick auf ein Kind, und die Eltern bekommen solche Informationen dann beim Abholen“, erklärt Woody. „Natürlich ersetzt so eine Datei nicht das pädagogische Gespräch“, ergänzt sie.
 
In jedem Gruppenraum befindet sich ein Laptop, der in einer Wandkonsole untergebracht ist. Passiert etwas Unvorhergesehenes, werden die einzelnen Gruppen über einen Liveticker informiert. Dieser läuft wie ein Nachrichtenticker über den Laptop-Bildschirm. „Früher war die Sorge bei allen groß, etwas Wichtiges zu verpassen“, erzählt Woody, „daher habe ich bei Hokita angeregt, einen Liveticker zu entwickeln, durch den ich als Kita-Leitung kurzfristig aktuelle Ankündigungen, wie zum Beispiel die Sperrung des Außengeländes oder hohe Ozonwerte allen zugänglich machen kann.“ Der Software-Anbieter setzte ihre Idee um. „Seitdem sind alle beruhigter, weil sie immer auf dem Laufenden sind“, sagt Woody.
 
Als es vor zweieinhalb Jahren darum ging, in jeden Gruppenraum einen Laptop zu stellen und eine Software für Dokumentation, Abwesenheitslisten und Kinderprofile einzuführen, war die Aufregung groß. Marina Hoyer und ihre Kolleginnen und Kollegen hatten große Vorbehalte gegenüber der neuen Technik. „Daher haben wir das Ganze Schritt für Schritt eingeführt: Erst nutzten wir das Programm nur zur Erfassung von An- und Abwesenheit der Kinder“, berichtet Woody, „nach einem dreiviertel Jahr folgte der nächste Schritt und wir begannen, auch Infos über die Kinder digital zu notieren.“ Begleitend besuchten Woody und ihr Team drei Halbtagesschulungen, in denen das Programm erklärt wurde und sie Fragen stellen konnten. „Die Schulung war mit rund 1200 Euro nicht ganz preiswert“, sagt Woody. „Für die Installation des Programms fielen keine Kosten an, und für die Bereitstellung sowie den Service zahlen wir monatlich 100 Euro. Und das kann man jederzeit kündigen.“  Inzwischen gehört die Software zum Kita-Alltag. Fällt sie mal aus und das Team muss Anwesenheitslisten kurzzeitig wieder per Hand eintragen, kommen gewohnte Abläufe ins Stocken.
 
Erfahrungen wie Ruth Woody machte auch Carsten Loos, der ebenfalls seit drei Jahren mit der Kita-Software Hokita arbeitet. Er ist bei der Gemeinde Büttelborn Fachdienstleiter für Kinder- und Jugendförderung und Ansprechpartner für die Leitungen der städtischen Kitas in seiner Gemeinde. Sieben Einrichtungen betreut er. Er verwaltet Stammdaten der Kinder, Betreuungsverträge, Eltern- und Personaldaten. Auf Nachfrage muss er Daten an das statistische Landesamt liefern, die dann ausgewertet werden. Sie sollen Antworten auf Fragen wie „Wie viele Vorschulkinder gibt es? Wie viele Kinder haben einen Migrationshintergrund oder sind Kinder mit einer Behinderung?“ geben. Für ihn ist es wichtig, dass ihm die Einrichtungsleitungen diese Daten liefern. „Es bedurfte einiger Überzeugungsarbeit, bis die Leitungen bereit waren, das neue Programm zu nutzen“, erzählt er. „Die Angst vor der Technik war anfangs sehr groß, entsprechend auch die Hemmschwelle. Heute arbeiten einige begeistert damit, manche tun sich immer noch schwer.“
 
Künftig möchte Ruth Woody auch Personal- und Urlaubspläne sowie die Anwesenheitserfassung der Mitarbeiter mit der Software abwickeln. Derzeit läuft das in der Kita Nicolino noch analog. „Das wird zwar erst einmal Arbeit, alle Daten zu übertragen“, sagt Woody, „aber danach spart es Zeit.“ Die Arbeit mit der Software ist für Woody und ihr Team inzwischen so unersetzbar geworden, dass sie ihre Laptops bei einer Brandschutzübung mit in den Hof nehmen. Denn auf Stift und Papier möchte keiner mehr umsteigen.

*Name von der Redaktion geändert
 
 Foto: Kiggi Maridav/ shutterstock
 

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